[자기혁신] 7가지 보고의 원칙 (Feat. 구조적 사고의 원칙, 두괄식 표현의 원칙)

7가지 보고의 원칙 - 남창희 

 

보고의 원칙 2 구조적 사고의 원칙 

 

서술식, 개조식, 도식 사용하기

• 복문, 중문을 사용하지 마라 
• 평소 국어사전을 옆에 놓고 근무하라, 어휘력이 중요하다
• 생각하며 글을 써라 
• 극한적으로 생각하라 ex) 경영악화로 -> 경영악화로 인하여 -> 경영이 악화되어로 바꿔야 한다 
• 주장을 먼저하라, 나열은 나중에 하라 ex) a,b,c, 등으로 인해 클레임이 증가함 -> 클레임이 증가함, 그 이유는 a,b,c 때문임 
• 생각하기 귀찮아서 등 을 쓰고 문장을 끝내는(즉 생각을 끝내는) 악습을 버려라 -> a,b,c 등으로 인해 클레임이 증가 등을 최대한 쓰지 말것, 통하여, 으로, 중심으로, 부분 모호한 단어를 치열하게 명확하게 바꿔라 
• 인과관계를 명확히 밝혀라, 즉 원인과 결과를 구분하라 -> 인과관계를 구조적으로 생각하고 분명히 밝혀라 
• a와 b 중 무엇이 더 중요한가? 무게의 차이가 크게 나는 a와 b를 그리고로 단순하게 연결하는 습관을 버려라 
• a & b -> c로 표현하는 대신 a -> c 더욱이 b -> c로 써야 한다

서술식 보고서 

최근 경제사정이 악화되고 있음. 따라서 업체들이 경영압박을 받음. 그로 인해 국내 건설공사에서 클레임의 큰 증가가 예상됨. 더욱이, 턴키공사는 내년도 공공발주 공사의 30%까지 확대 적용됨. 턴키공사는 기술적으로 복잡함. 따라서 계약상 책임소재가 모호한 발주 방식임. 그러므로 턴키공사의 확대는 클레임 증가 현상을 가속시키리라 예상됨.

 

개조식 보고서 

● 향후 국내 건설공사에서 클레임의 큰 증가가 예상됨. 원인은 두 가지임.

 첫째는, 업체들이 경영압박을 받기 때문임.

 - 경영압박은 최근 경제사정의 악화로 비롯됨.

 둘째는, 턴키공사의 확대 적용 때문임

 - 턴키공사는 기술적으로 복잡함 -> 계약상 책임소재가 모호한 발 주 방식임 

 - 그런데 내년도 공공발주 공사의 30%까지 확대됨

 

세 가지로 핵심을 정리해서 말하는 훈련하기 

 

구조적 사고의 원칙 

1. 보고서를 서술식 또는 개조식으로 작성하더라도, 사전에 머리 속에 도식으로 논리의 구조를 우선 만들기

2. 하나, 둘, 셋을 입에 달고 살것 

3. 생각과 습관을 평소에도 할 것 

4. 자신의 업무를 분류하고 중요성과 긴급성에 따라 조직해놔야 한다 항상 생각해야 한다 

5. 자신의 업무 분야에 관한 책을 많이 볼 것

6. 책과 신문을 많이 보면서 항상 생각하고, 전문 서적의 독서에 매진하여 기존에 구조적으로 틀을 잡아놓은 많은 이론을 익혀야 한다. 구조적 사고를 체화하고자 하는 의지와 노력이 가장 중요하다 

 

보고의 원칙 3 두괄식 표현의 원칙 

• 한문장, 문단의 핵심 - 한문장, 문단에서 가장 중요한 것을 뽑아서 맨 앞에 놓는다 
• 한 페이지의 핵심 - 도식화된 보고서의 한 슬라이드(예를 들면 파워포인트로 만든 보고사의 한 장)에는 그 슬라이드 한 장에서 말하려는 핵심주장을 뽑아서 맨 위에 쓴다. 
• 복잡한 사안의 핵심 - 복잡하고 긴 보고에서는 전체를 꿰뚫는 핵심을 뽑아서 그것을 먼저 말한다

ex) 빠른 이해가 가능하기 때문에 각종 서면, 구두 보고에 단문 사용을 습관화해야 합니다 

-> 각종 서면, 구두 보고에 습관적으로 단문을 사용해야 합니다. 그 이유는 빠른 이해를 촉진하기 때문입니다. 

 

말할 때 가장 좋은 방법은 생각해낼 수 있는 가장 짧은 말로써, 곧장 문제의 핵심으로 들어가는 것이다. 그렇게 할 수 없다면 차라리 침묵을 지키는 것이 낫다 

 

발표시 귀 80: 눈 20의 법칙

-> 주된 것은 발표자의 구두 바표이고, 슬라이드는 보조자료일 뿐이다. 

 

역피라미드형 두괄식 보고 

핵심요약/중요사실/세부 내용/기타 정보 순으로 구성할 것 

 

핵심을 우선적으로 두괄식으로 말해야 한다!! 

1. 짧은 한 문장, 문단 내에서 핵심, 즉 가장 중심이 되는 부분을 파악하기는 그리 어렵지 않다 

2. 도식화된 보고서의 슬라이드 한 페이지에는 그 페이지에서 제시할 주장을 당연히 먼저 생각해 놓는다 

3. 여러가지가 얽히고 설킨 복잡한 사안에서도 핵심을 파악하는 훈련이 필요하다 

 

고객이 이미 알고 있는 정보는 빼고, 사안에서 벗어난 불필요한 정보도 빼야 한다 

 

엘레베이터 보고 훈련 

-> 핵심을 정확하게 파악해서 중요한 것부터 먼저 산뜻하게 보고할 수 있는 능력이 필요 

30초 내에 말할 수 있을 정도로 짧은 핵심이 필요 

 

항상 미리 생각하라, 그리고 상대방의 입장에서 핵심을 파악하라 

 

두괄식 표현의 원칙 

1. 하나의 문장, 문단에서 중요한 것을 먼저 끌어내어 말하고 쓰는 습관이 필요하다. 

2. 도식화된 보고서의 슬라이드 한 장에서 말하려는 주장을 한 문장으로 뽑을 수 있어야 한다 

3. 긴 보고는 필이 핵심을 맨 위에 배치하여 역피라미드형으로 구성하라. 정신적으로 고달픈 상사를 배려하는 한편, 언제 어디에서 보고가 중단되더라도 보고의 완결성이 보장되도록 말이다 

4. 두괄식 보고의 백미는 핵심파악이다

5. 하루에도 몇 번씩 엘레베이터 보고를 스스로 훈련하라. 처음에는 글로 써보아야 할 것이다. 보고를 잘하는 대부분의 사람들이 간단한 구두 보고라도 처음에는 보고 전에 그 내용을 써서 외우곤 했다. 

6. 두괄식 표현은 원칙이다. 예외는 숙달된 후에 찾아라. 직구부터 완전히 익힌 후에, 커브나 싱커를 생각하라 

 

 

2020-12-24 

 

두괄식은 자기소개서를 작성할 때 가장 중요한 원칙이다. 자기소개서를 작성할 떈 두괄식으로 잘 정리해서 쓰지만, 왜 면접때는 두괄식으로 말이 안나오는지 모르겠다. 아마 연습이 덜 되서 그런 것 같다.

면접때 첫째, 둘째, 셋째를 붙여서 구조적으로 생각해서 말하도록 해야겠다. 사실 구조적, 두괄식은 중요한 원칙이라 알아봤고, 학교에서도 배웠지만, 실제로 면접장에 들어가면 긴장을 해서인지, 예상치 못한 답변이 나올 때 두괄식이라는 원칙은 머리에서 지워지고 아무 답변을 하게 된다. 그리고 잘하겠다, 이 부분, 등과 같은 애매모호한 말을 하고, 쓰지 않고 보다 구체적으로 명확하게 답을 하고 쓸 수 있도록 몸이 체화되어 툭치면 바로 나올 때까지 노력해야겠다.